Datenschutzerklärung

planklar ist eine Software zur Dienstplanung für Kliniken. Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, wer dafür verantwortlich ist und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher für Website, Registrierung und Demo

DAMAGE GmbH
Hansaring 18, 48155 Münster
Vertreten durch die Geschäftsführer David Julian Albers und Dr. med. Maurice Dellin
E-Mail: info@damage.ms

Die DAMAGE GmbH ist Verantwortliche für den Betrieb der Website planklar.app (Startseite, Anmeldeseite, Registrierung neuer Organisationen, Demo-Zugang) und für die technisch notwendige Verarbeitung beim Aufruf dieser Seiten.

2. Dienstplan-Daten: die Klinik ist verantwortlich

Für die Daten, die eine Klinik in planklar verarbeitet (Mitarbeitende, Wünsche, Dienstpläne usw.), ist die jeweilige Klinik bzw. ihr Träger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die DAMAGE GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Klinik auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter einer Klinik wenden Sie sich mit Fragen und Anliegen zu Ihren Daten bitte an Ihre Klinik bzw. deren Datenschutzbeauftragte:n. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an die zuständige Klinik weiter.

3. Kontakt in Datenschutzfragen

Für Fragen zum Datenschutz bei der DAMAGE GmbH erreichen Sie uns unter info@damage.ms oder unter der oben genannten Anschrift.

4. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage

a) Aufruf der Website

Beim Aufruf von planklar.app verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seiten auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Angebot). Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; es werden keine Inhalte externer Anbieter eingebunden und keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge eingesetzt.

b) Konto und Anmeldung

Für die Anmeldung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name und ein Passwort. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Zur Abwehr von Angriffen werden fehlgeschlagene Anmeldeversuche je IP-Adresse und E-Mail-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt (Begrenzung auf wenige Versuche in fünf Minuten). Links zum Setzen eines Passworts sind einmalig nutzbar und zeitlich befristet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO und im Auftrag der Klinik (siehe Ziffer 2).

c) Dienstplanung (im Auftrag der Klinik)

Im Auftrag der Klinik verarbeitet planklar insbesondere:

Stammdaten: Name, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Berechtigung, Konto- und Planungsstatus (mit Gültigkeitszeitraum)
Arbeitsorganisation: Qualifikationen und Teams, Stellenanteil, Sonderregeln, ggf. Stundenkonto
Wünsche und Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Fortbildung, Freiwünsche) und deren Abgabe
Dienstpläne, Planversionen, Ist-Korrekturen, Tauschangebote und Vertretungen
Statistiken zur fairen Verteilung (z. B. Anzahl Dienste, Wochenenden, Wunsch-Erfüllung)
Protokoll administrativer Änderungen (Audit-Log) mit Zeitpunkt und handelnder Person
Optional: Kalender-Abo (persönlicher, geheimer Link), Push-Benachrichtigungen (Geräte-Abonnement)

Zweck ist die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Dienstplänen. Rechtsgrundlage ist bei der Klinik in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, bei öffentlichen Trägern in Nordrhein-Westfalen in Verbindung mit § 18 DSG NRW, bzw. den für die Klinik geltenden Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz.

d) Registrierung einer Organisation und Demo-Zugang

Bei der Registrierung mit einem Einladungscode verarbeiten wir Name der Organisation, Bundesland, Name und E-Mail-Adresse der anlegenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Demo-Zugang zeigt ausschließlich erfundene Beispieldaten; dafür wird eine befristete Sitzung angelegt, und die IP-Adresse wird zur Begrenzung der Starts kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

d2) Nutzung als installierte App

Läuft planklar als installierte App (Startbildschirm), meldet die App nach der Anmeldung höchstens einmal pro Tag das Datum der letzten App-Nutzung und die grobe Plattform (iOS, Android oder Desktop, abgeleitet aus der Browser-Kennung) an Ihr Konto. Es werden keine Inhalte und keine weiteren Nutzungsdaten erfasst. Zweck ist der Betrieb und die Verbesserung der App (z. B. Entscheidung, wie viel Aufwand in die App-Funktionen fließt); die Administration Ihrer Organisation sieht das Datum in der Personenverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

e) E-Mails und Push-Benachrichtigungen

planklar versendet E-Mails zu Einladungen, Passwort-Links, veröffentlichten Plänen, Wunsch-Fristen und Tauschvorgängen. Benachrichtigungen lassen sich in den Einstellungen abschalten (außer für die Anmeldung notwendige Nachrichten). Wer Push-Benachrichtigungen aktiviert, erhält diese über den Push-Dienst des jeweiligen Browser- bzw. Betriebssystem-Herstellers.

f) Vertrag und Abrechnung (Organisationen mit Vertrag)

Für Organisationen mit Vertrag verarbeitet die DAMAGE GmbH Abrechnungsdaten als eigene Verantwortliche zur Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das sind Name und Anschrift des Vertragspartners, USt-IdNr., Leitweg-ID, Bestellnummer, Rechnungs-E-Mail-Adressen, Tarif, Vertragslaufzeit und -status, die Rechnungen selbst sowie die Anzahl der im Dienstplan geführten Personen je Monat und Organisation. Namen oder Dienstplan-Daten von Beschäftigten sind darin nicht enthalten — es werden nur Zahlen gespeichert. Die Dienstplan-Daten bleiben unverändert im Verantwortungsbereich der Klinik (Ziffer 2). Rechnungen werden per E-Mail an die hinterlegten Rechnungsadressen versandt (Dienstleister siehe Ziffer 6).

5. Cookies und Speicherung im Browser

planklar setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und Browser-Speicher ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Anmelde-Sitzung (endet mit dem Schließen des Browsers; in der installierten App bleibt sie bis zu 30 Tage erhalten)
Marker für die installierte App sowie für Organisations-Wechsel und „Als Nutzer:in ansehen“ (nur für berechtigte Admins)
Im Browser-Speicher: Farbschema, ausgeblendete Hinweise, Fortschritt der Einführungstour und offline erfasste Wünsche bis zur nächsten Verbindung

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, jeweils auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung:

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland) — Server (Rechenzentrum in Deutschland) und verschlüsselte Datensicherung
Resend (Resend, Inc., USA) — Versand der E-Mails (Empfängeradresse, Betreff, Inhalt)
Cloudflare, Inc. (USA) — Namensauflösung (DNS) der Domain und Weiterleitung von E-Mails an die Adresse planklar@planklar.app; der Website-Verkehr selbst läuft nicht über Cloudflare
Push-Dienste der Browser- bzw. Betriebssystem-Hersteller (z. B. Google, Mozilla, Apple) — nur bei aktivierten Push-Benachrichtigungen; die Inhalte werden verschlüsselt übertragen

Eine Weitergabe zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt.

7. Übermittlung in Drittländer

Beim E-Mail-Versand über Resend und bei der E-Mail-Weiterleitung über Cloudflare können Daten in die USA übermittelt werden. Resend, Inc. und Cloudflare, Inc. sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Bei Push-Benachrichtigungen kann der Dienst des Herstellers Server außerhalb der EU nutzen.

8. Speicherdauer

Dienstplan-Daten einer Klinik: längstens für die Dauer des Vertrags mit der Klinik bzw. bis zur Löschung nach deren Weisung. Die Klinik legt als Verantwortliche in planklar fest, nach welchen Fristen Dienstwünsche, Dienstpläne, das Protokoll administrativer Änderungen (Audit-Log) und Konten ausgeschiedener Personen automatisch gelöscht werden. Für neu eingerichtete Organisationen sind voreingestellt:
- Dienstwünsche 24 Monate nach dem betreffenden Monat
- Dienstpläne und Dienstzuweisungen 5 Jahre nach dem Planmonat (Arbeitszeitnachweis)
- Audit-Log nach 24 Monaten
- Konten ausgeschiedener Personen 6 Monate nach Ende der Zugehörigkeit
Hat eine Klinik keine Frist festgelegt, bleiben die Daten bis zum Vertragsende bzw. bis zur Weisung der Klinik gespeichert.
Datensicherungen: rotierend, ältere Sicherungen werden nach spätestens 12 Monaten gelöscht
Server-Protokolle der Anwendung: rollierend überschrieben, in der Regel nach wenigen Tagen
Anmeldeversuche und Demo-Starts (Arbeitsspeicher): wenige Minuten bis eine Stunde
Link zum Zurücksetzen des Passworts: 60 Minuten; Einladungslink: 7 Tage
Demo-Sitzung: 2 Stunden

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (www.ldi.nrw.de)

Betreffen Ihre Anliegen Dienstplan-Daten, wenden Sie sich bitte an Ihre Klinik (siehe Ziffer 2); sonst an info@damage.ms.

10. Stand

Stand: 25. Oktober 2026. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert, zum Beispiel durch neue Funktionen oder Dienstleister.